Die Digitalisierung wäre nicht da, wo sie heute ist, wenn es nicht das Cloud-Computing-Modell SaaS (Software as a Service) gäbe. Dadurch, dass Unternehmen und Nutzer ihre Anwendungssoftware nicht mehr kaufen und lokal auf einem eigenen Computer / Server installieren müssen, sondern aus der Cloud über eine monatliche oder jährliche Gebühr nutzen können, ergeben sich viele Kosten- und Nutzen-Vorteile. Hier sind einige davon:
- Der Erwerb von SaaS-Subscriptions ist (bei einer Vollkostenbetrachtung) häufig günstiger als der Kauf von Software-Lizenzen und einfacher als Installation und Betrieb von Software vor Ort.
- Anwendungssoftware aus der Cloud ist beliebig skalierbar hinsichtlich der Nutzerzahlen.
- Das Arbeitsmodell „Work from Anywhere“ steigert die Produktivität und Mitarbeitendenerfahrung.
- SaaS Anwendungen lassen Mitarbeitende auch in Zeiten von Homeoffice effizient zusammenarbeiten. Denken Sie nur an Kollaborations-Software, Software für Videomeetings oder gemeinsame Arbeitsräume.
- Unternehmen und Nutzer haben stets Zugriff auf die neuesten Softwareversionen. Sicherheitsupdates werden schneller verbreitet als bei On-Premises-Lösungen.
Rasantes Wachstum
Vor allem die Covid-19-Pandemie führte dazu, dass Unternehmen deutlich mehr Geld für SaaS-Anwendungssoftware ausgaben. Der weltweite Umsatz mit Software-as-a-Service im Vergleich zum Vorjahr stieg von 2020 zu 2021 um sagenhafte 42,3 Prozent.
Gartner prognostiziert, dass die jährlichen SaaS-Ausgaben in den kommenden Jahren jeweils um 19 % steigen werden.
Der Grund: SaaS ist zum Standardbereitstellungsmodell für Unternehmenssoftware geworden und damit ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die digitale Transformation. SaaS bildet auch die Grundlage für Remote-Arbeit.
Software-Wildwuchs, steigende Kosten und Risiken
Leider sind mit dem digitalen Wachstumsmotor SaaS nicht nur Vorteile verbunden.
Gemäss dem Satz „Die ich rief, die Geister, werd ich nun nicht los“ (Johann Wolfgang von Goethe, Zauberlehrling) besteht beim SaaS-Modell die Gefahr des Software-Wildwuchses, weil Mitarbeitende ohne Abstimmung mit der IT immer neue SaaS-Anwendungen für Unternehmenszwecke einsetzen.
Im Jahr 2022 umfasste das durchschnittliche App-Portfolio eines Unternehmens 323 SaaS-Anwendungen. Tatsächlich haben andere Studien aber ergeben, dass Unternehmen je nach Zahl der Mitarbeitenden mehr als 600 SaaS-Anwendungen im Einsatz haben.
Und die Zahl der neuen SaaS-Anwendungen wächst permanent. Aktuell kommen jeden Monat durchschnittlich acht Anwendungen dazu.
Heute abonnieren Mitarbeitende SaaS-Anwendungen ohne Genehmigung der IT-Abteilung. Sie melden sich für kostenlose Testversionen an, ohne Rücksicht auf die Sicherheit und mit wenig Rücksicht darauf, wie sie die Daten aus der Anwendung herausbekommen, wenn die kostenlose Testphase vorbei ist.
Resultat: Unkontrollierte SaaS-Ausbreitung, redundante Applikationen, möglicherweise Hunderte von Subscriptions, die ungenutzt bleiben (aber immer noch in Rechnung gestellt werden) sowie massiv steigende Anfälligkeit für Cyberangriffe.
Lösung: Die Einführung eines effektiven SaaS-Management zur Erfassung und Steuerung ihrer SaaS-Applikationslandschaft – über alle Unternehmensgrössen und Branchen hinweg.
Das bedeutet SaaS-Management
SaaS-Management bietet die über eine Plattform zentralisierte Überwachung und Verwaltung aller SaaS-Anwendungen im gesamten Unternehmen entlang des SaaS-Anwendungslebenszyklus vom Kauf und Onboarding über die Verlängerung bis zum Offboarding.
SaaS-Management umfasst Aufgaben wie Überwachung der Dienstleistungsqualität, Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen, Überwachung von Kosten und Abrechnungen sowie Überwachung des technischen Supports. Es kann auch die Überwachung des Datenschutzes und der Datensicherheit beinhalten.
Das Ziel des SaaS-Managements ist es, Risiken durch nicht verwaltete Tools oder Technologien zu reduzieren, den Wert gekaufter Software zu verbessern und die Effektivität von Benutzern zu steigern, die SaaS-Anwendungen bereitstellen.
Sechs Vorteile eines professionellen SaaS-Managements
SaaS-Management bringt Unternehmen aller Grössen und Branchen einige gewichtige Vorteile. Nachfolgend lesen Sie die ersten drei. Weitere Vorteile erfahren Sie in einem zweiten Teil, der in Kürze erscheint.
1. Bestandsaufnahme und Transparenz
Nur ganz wenige IT-Führungskräfte haben einen vollständigen Echtzeit-Einblick in ihre SaaS-Tools. Der überwiegende Teil der Führungskräfte weiss nicht genau, welche SaaS-Apps die Mitarbeitenden verwenden, wie viel diese SaaS-Apps das Unternehmen kosten oder ob diese Apps Datenschutz- und Compliance-konform sind. Ein Grossteil der Unternehmens-Apps werden nicht verwaltet, niemand im Unternehmen achtet auf Dinge wie Verlängerungsdaten, Zahl der Abonnements oder Nutzer, App-Nutzung, Sicherheit und Compliance. Laut dem SaaS-Management-Index von Zylo finden heute mehr als 70 % aller Softwareanschaffungen und -verwaltungen ausserhalb der IT statt.
Mithilfe einer SaaS-Management-Lösung schaffen Sie vollständige Transparenz in Ihrer SaaS-Umgebung. Die Software übernimmt dabei eine umfassende Analyse und Bewertung, um den Zustand Ihrer SaaS-Umgebung zu verstehen. Diese Analyse und Bewertung umfasst unter anderem folgende Punkte:
- Die Gesamtzahl der SaaS-Anwendungen im Unternehmen
- Anwendungsbesitz, einschliesslich Kostenstelle, Business Center, Team und Benutzer
- Anzahl der Subscriptions oder Arbeitsplätze
- Ausgaben pro Anwendung
- Anwendungskategorie und Funktionsinfo
- Alle Abonnement-Verlängerungsdaten
Im Rahmen dieser Transparenz-Massnahmen decken Sie eventuell vorhandene Schatten-IT auf, finden funktionale Redundanzen, doppelte Apps, verbotene, „verwaiste“ und inaktive Apps sowie Anwendungen, die nicht den Cybersicherheits-, Datenschutz- oder Finanzprotokollen entsprechen. So werden durchschnittlich gerade 60 Prozent der vorhandenen SaaS-Abonnements tatsächlich genutzt, 40 Prozent bleiben ungenutzt und sind reif für den digitalen Mülleimer.
Durch gezielte Massnahmen wie beispielsweise Kündigung von Abonnements werden diese Fehler aufgebrochen und abgebaut.
2. Optimiertes SaaS-Inventar
Nach der Bestandsaufnahme und Aufräumaktion besitzen Sie ein optimales SaaS-Inventar und vollständige Transparenz. Das bedeutet:
- Keine redundanten SaaS-Anwendungen mehr.
- Keine ungenutzten SaaS-Anwendungen mehr.
- Automatische Neuanmeldung und Gewährung von Nutzungsrechten (Onboarding), Verlängerung oder Kündigung (Offboarding) von SaaS-Anwendungen.
- Apps werden durch Subskriptionsmanagement, Anbieter- und Auftragnehmermanagement, Preisverhandlungen usw. ordnungsgemäss und termingerecht bereitgestellt oder beendet.
- Sie wissen, welche Anwendungen hohen Nutzen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden bringen und welche nicht.
- Sie erhalten ein besseres Verständnis dafür, wie Ihre Benutzer mit SaaS-Apps interagieren, und können diese Informationen verwenden, um zukünftige SaaS-Kaufentscheidungen zu treffen (Überprüfung der SaaS-Anwendung vor dem Kauf).
3. Entlastung der IT
Software-Deployment, Überwachung und Verwaltung ist Sache der IT-Abteilung. Bei SaaS-Anwendungen sind diese Aufgaben sehr aufwendig und zeitfressend. Fast 100 Prozent der IT-Führungskräfte sehen heute ihr Tagesgeschäft durch die Probleme bei der Verwaltung von SaaS-Anwendungen beeinträchtigt. Hier kann ein SaaS-Management Abhilfe schaffen. Eine der zentralen Aufgaben einer solchen Lösung ist die Automatisierung alltäglicher SaaS-Verwaltungsaufgaben. Die Software besitzt ein Aufzeichnungssystem zur Verfolgung und Wartung aller SaaS-Anwendungen und kann in Zukunft neue Anwendungen innerhalb Ihrer Infrastruktur automatisch erkennen, genehmigen oder ablehnen.
Erfahren Sie in Teil 2, wie sich ein professionelles SaaS-Management positiv auf die Mitarbeitendenerfahrung, die Kosten und die Sicherheit auswirkt.