In Teil 1 des Blogartikels über die Vorteile eines SaaS-Managements wurde deutlich, weshalb Unternehmen ein professionelles SaaS-Management benötigen. Insbesondere wird es in Zeiten von Homeoffice und eine massiv wachsende Anzahl von SaaS-Lösungen für Unternehmen immer schwieriger, den Überblick zu behalten und die Subscriptions, die ihre Mitarbeitenden abschliessen, im Griff zu haben. Vor allem die IT-Abteilungen ächzen unter der Last der Überwachung und Verwaltung der Abonnement. Hier schafft ein professionelles SaaS-Management Abhilfe.
Lesen Sie im Folgenden, wie sich ein professionelles SaaS-Management positiv auf die Mitarbeitendenerfahrung, die Kosten und die Sicherheit auswirkt.
1. Ermutigen Sie zur Selbstbedienung
Zu einer weiteren Entlastung der IT-Teams führt die Möglichkeit, Self-Services anzubieten. Da Sie wissen, welche SaaS-Anwendungen in Ihrem Unternehmen eingesetzt und für Ihre Mitarbeitenden nutzenstiftend sind, können Sie eine Liste vorab genehmigter Apps zusammenstellen. Daraus wählen Mitarbeitende die Anwendungen aus, die sie benötigen, um ihren eigenen digitalen Arbeitsplatz zu erstellen. Dieser Ansatz hat viele Vorteile, darunter eine schnellere, reibungslosere Einführung, weniger Engpässe, kontrollierte SaaS-Ausgaben, schnelleres Onboarding von Mitarbeitenden und das Gefühl der Autonomie, das sich aus der Möglichkeit ergibt, die eigenen Tools auswählen zu können.
2. Kostenmanagement
SaaS-Kosten können schnell ausser Kontrolle geraten, wenn Sie nicht wissen, wie viele oder welche Arten von Apps Ihr Unternehmen verwendet und welche davon Geld kosten. Einer Studie von Zylo zufolge fallen mehr als die Hälfte (55 %) der SaaS-Ausgaben ausserhalb bekannter Softwareausgabenarten an. Zudem tappen Mitarbeitende oft in die Abo-Falle, denn „kostenlos“ bedeutet nicht immer dauerhaft kostenlos. Zusatzfunktionen verlangen irgendwann ein Abonnement. Beispiele sind die Verlängerung der Sprechzeiten für Videomeetings bei Zoom oder Erweiterung des Speicherkontigents bei Dropbox oder OneDrive.
3. Optimierte Sicherheit
Für die Themen Datensicherheit und Datenschutz ist unkontrollierte Nutzung von SaaS-Anwendungen der blanke Horror. Im Jahr 2021 sind die Sicherheitsverletzungen von SaaS-Dateien um 134 % gestiegen, und die Anzahl der Dateien, die personenbezogene Daten enthalten, ist im Jahresvergleich um 1944 % gestiegen.
Wenn es niemand kontrolliert, probieren Mitarbeitende ganz schnell die Testversion einer App oder Cloud-Anwendung aus. Unternehmen nutzen kostenlose Apps dreimal häufiger als kostenpflichtige Apps. Meistens wird der Account hinterher nicht gekündigt. Gedankenlos werden Logins verteilt, Zugriffe auf die Festplatte oder das Fotoarchiv erteilt oder Unternehmensdaten eingetragen. Das ist alles, was diese Apps brauchen, um auf Ihre Daten zuzugreifen. Eine einzige Sicherheitslücke in einer App verschafft Hackern Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens.
Mit einem SaaS-Management können Sie Ihre Sicherheitsrichtlinie vollständig implementieren, Genehmigungen einführen und Anwendungen ablehnen.
Zusammenfassung
Unternehmen setzen SaaS-Management ein, um:
- Kosten für SaaS-Anwendungen einzudämmen.
- SaaS-Benutzer zu verwalten.
- SaaS-Verlängerungen zu verwalten.
- SaaS-Anbieter und -Verträge zu verwalten.
- Transparenz bei allen SaaS-Käufen und Abonnements zu erhalten.
- Schatten-IT zu verhindern und zu reduzieren.
- Sichere SaaS-Anwendungen einzuführen, unsichere auszusperren.
- Ein aktives SaaS-Inventar zu pflegen.
- Die IT-Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu verbessern.
- Die Nutzererfahrung zu verbessern.
Das alles und vieles mehr bietet Ihnen ein SaaS-Management-System wie Zylo.